Xây dựng quan hệ (Rapport) – Tại sao Rapport quan trọng?

18
QC

Rapport là một sự kết nối hoặc mối quan hệ với người khác. Nó có thể được coi là một trạng thái của sự hiểu biết hài hòa với một cá nhân hoặc một nhóm. Xây dựng mối quan hệ là quá trình phát triển mối liên hệ đó với người khác.

Đôi khi mối quan hệ xảy ra một cách tự nhiên. Tất cả chúng ta đều đã có những trải nghiệm mà chúng ta ‘bắt kịp’ hoặc ‘hòa thuận’ với người khác mà không cần phải cố gắng. Đây thường là cách tình bạn bắt đầu. Tuy nhiên, mối quan hệ cũng có thể được xây dựng và phát triển một cách có ý thức bằng cách tìm ra điểm chung và đồng cảm.

Trang này kiểm tra mối quan hệ và cách nó có thể được xây dựng, đặc biệt là khi gặp gỡ những người mới.

Hiểu về Rapport

rapport n. quan hệ: kết nối: thông cảm: liên kết tình cảm: cảm ứng theo chủ nghĩa tâm linh. Nguồn: Từ điển tiếng Anh Chambers, ấn bản năm 1989.

Do đó, Rapport về cơ bản là một kết nối tình cảm với người khác.

Xây dựng mối quan hệ là quá trình thiết lập kết nối đó. Nó thường dựa trên kinh nghiệm hoặc quan điểm được chia sẻ, bao gồm cả khiếu hài hước được chia sẻ. Xây dựng mối quan hệ có xu hướng quan trọng nhất khi bắt đầu mối quan hệ quen biết hoặc công việc. Tuy nhiên, mối quan hệ được tạo ra có thể kéo dài trong nhiều năm.

Tại sao Rapport quan trọng?

Rapport rất quan trọng trong cả cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân của chúng ta.

Các nhà tuyển dụng có nhiều khả năng tuyển dụng một người nào đó mà họ tin rằng sẽ có mối quan hệ tốt với nhân viên hiện tại của họ. Các mối quan hệ cá nhân dễ tạo dựng và phát triển hơn khi có sự kết nối và hiểu biết chặt chẽ hơn giữa các bên liên quan – tức là có mối quan hệ thân thiết hơn.

Khi chúng ta gặp một người mới lần đầu tiên, chúng ta bắt đầu cố gắng xây dựng mối quan hệ. Dù muốn hay không, đây là lý do tại sao cuộc trò chuyện nhỏ lại tồn tại: đó là một cách để cố gắng tìm ra những điểm chung với những người khác và xây dựng mối liên kết chia sẻ đó. Mối quan hệ này rất quan trọng bởi vì tất cả chúng ta đều có xu hướng muốn ở bên ‘những người giống như chúng ta’.

Việc xây dựng mối quan hệ với một người rất giống bạn hoặc có nhiều sở thích với bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Bạn đã chia sẻ kiến ​​thức và những điều cần nói. Bạn cũng có một hệ quy chiếu được chia sẻ. Điều này giúp cả hai xây dựng mối quan hệ và giao tiếp nói chung trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Tuy nhiên, có lẽ tất cả chúng ta đều thấy mình đang nghĩ:

“Anh ấy / cô ấy thật đáng yêu, tôi chắc chắn, nhưng chúng tôi thực sự không có điểm chung.”

Trong những trường hợp đó, làm việc cùng nhau có thể sẽ khó hơn và giao tiếp khó khăn hơn, vì bạn thiếu một hệ quy chiếu chung. Bạn sẽ cần phải làm việc chăm chỉ hơn để xây dựng mối quan hệ và phát triển mối quan hệ của mình – nhưng điều này vẫn có thể xảy ra.


Phá vỡ không khí của sự ngượng ngùng

Đối với nhiều người, bắt đầu cuộc trò chuyện với một người lạ là một việc căng thẳng. Chúng ta có thể bị mất lời lúng túng với ngôn ngữ cơ thể và cách cư xử của mình.

Tạo mối quan hệ khi bắt đầu cuộc trò chuyện với một người mới thường sẽ làm cho kết quả của cuộc trò chuyện trở nên tích cực hơn. Dù bạn có thể cảm thấy căng thẳng hoặc lo lắng, điều đầu tiên bạn cần làm là cố gắng thư giãn và giữ bình tĩnh. Bằng cách giảm bớt căng thẳng trong tình huống, giao tiếp trở nên dễ dàng hơn và mối quan hệ ngày càng phát triển.

Khi bạn gặp ai đó lần đầu tiên, có một số điều đơn giản mà bạn có thể làm để giảm bớt căng thẳng. Điều này sẽ giúp cả hai cảm thấy thoải mái hơn và giao tiếp hiệu quả hơn. Bao gồm các:

  • Sử dụng “chủ đề an toàn” và không đe dọa để nói chuyện nhỏ ban đầu. Nói về những kinh nghiệm được chia sẻ đã có, thời tiết, cách bạn đã đi đến nơi bạn đang ở. Tránh nói quá nhiều về bản thân và tránh đặt câu hỏi trực tiếp về người kia.

Xem Làm thế nào để lịch sự để biết thêm ý tưởng.

  • Lắng nghe những gì đối phương đang nói và tìm kiếm những kinh nghiệm hoặc hoàn cảnh được chia sẻ. Điều này sẽ cung cấp cho bạn nhiều điều để nói trong giai đoạn đầu của giao tiếp.

Xem trang của chúng tôi về Lắng nghe Chủ động để tìm hiểu cách lắng nghe hiệu quả.

  • Cố gắng đưa một yếu tố hài hước vào. Cùng nhau cười tạo ra sự hòa hợp, hãy nói đùa về bản thân hoặc tình huống / hoàn cảnh mà bạn đang ở, nhưng tránh pha trò về người khác.

Xem Phát triển cảm giác hài hước để biết thêm.

  • Ý thức về ngôn ngữ cơ thể của bạn và các tín hiệu phi ngôn ngữ khác mà bạn đang gửi đi. Cố gắng duy trì giao tiếp bằng mắt trong khoảng 60% thời gian. Thư giãn và hơi nghiêng người về phía họ để biểu thị sự lắng nghe và phản chiếu ngôn ngữ cơ thể của họ nếu thích hợp.

Xem Giao tiếp phi ngôn ngữ để biết thêm thông tin.

  • Hãy thể hiện sự đồng cảm nào đó. Chứng minh rằng bạn có thể nhìn thấy quan điểm của người khác. Hãy nhớ rằng mối quan hệ là tất cả về việc tìm kiếm những điểm tương đồng và ‘có cùng bước sóng’ với người khác. Đồng cảm sẽ giúp đạt được điều này.

Xem trang của chúng tôi Sự đồng cảm là gì? để biết thêm thông tin.

Đảm bảo rằng người kia cảm thấy được bao gồm nhưng không bị thẩm vấn trong các cuộc trò chuyện ban đầu. Cũng như bạn có thể cảm thấy căng thẳng và không thoải mái khi gặp gỡ và nói chuyện với một người mới, họ cũng vậy.

Làm cho người khác cảm thấy thoải mái. Điều này sẽ giúp bạn thư giãn và cuộc trò chuyện trở nên tự nhiên hơn.

Xem trang Kỹ năng đàm thoại của chúng tôi để biết thêm thông tin.


Xây dựng mối quan hệ phi ngôn ngữ

Những cuộc trò chuyện ban đầu có thể giúp chúng ta thư giãn. Tuy nhiên, khá nhiều mối quan hệ xây dựng xảy ra mà không cần lời nói và thông qua các kênh giao tiếp không lời.

Chúng ta tạo và duy trì mối quan hệ trong tiềm thức thông qua việc kết hợp các tín hiệu không lời, bao gồm định vị cơ thể, chuyển động cơ thể, giao tiếp bằng mắt, nét mặt và giọng nói với người kia.

Xem hai người bạn nói chuyện khi bạn có cơ hội và xem cách họ bắt chước cách giao tiếp không lời của nhau một cách có ý thức như thế nào.

Chúng tôi tạo ra mối quan hệ theo bản năng. Đó là cách tự bảo vệ tự nhiên của chúng ta khỏi xung đột, mà hầu hết chúng ta sẽ cố gắng tránh hầu hết thời gian.

Điều quan trọng là sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp. Chúng ta đọc và tin ngay vào những gì ngôn ngữ cơ thể nói với chúng ta, trong khi chúng ta có thể thuyết phục hơn với giao tiếp bằng giọng nói.  Nếu có sự không khớp giữa những gì chúng ta đang nói và ngôn ngữ cơ thể của chúng ta, thì người mà chúng ta đang ở cùng sẽ tin vào ngôn ngữ cơ thể.  Do đó, việc xây dựng mối quan hệ bắt đầu bằng việc thể hiện ngôn ngữ cơ thể phù hợp.  Điều này thường có nghĩa là chào đón, thoải mái và cởi mở.

Ngoài việc chú ý và khớp ngôn ngữ cơ thể với người mà chúng ta đang ở cùng, điều đó cũng giúp khớp với lời nói của họ.  Hồi tưởng lại và làm rõ những gì đã nói là những chiến thuật hữu ích để lặp lại những gì đã được người kia truyền đạt.  Điều đó không chỉ giúp xác nhận rằng bạn đang lắng nghe mà còn cho bạn cơ hội sử dụng từ ngữ và giai đoạn của người kia, nhấn mạnh hơn nữa sự tương đồng và điểm chung.  (Xem Phản ánh và Làm rõ để biết thêm thông tin)

Cách chúng ta sử dụng giọng nói của mình cũng rất quan trọng trong việc phát triển mối quan hệ.  Khi lo lắng hoặc căng thẳng, chúng ta có xu hướng nói nhanh hơn.  Điều này có thể khiến bạn căng thẳng hơn.  Chúng ta có xu hướng thay đổi giọng nói, cao độ, âm lượng và tốc độ để làm cho những gì chúng ta đang nói trở nên thú vị hơn, nhưng nó cũng có ảnh hưởng đến cách chúng ta tiếp thu.  Hãy thử hạ thấp giọng và nói chuyện chậm rãi và nhẹ nhàng hơn.  Điều này thực sự sẽ giúp bạn phát triển mối quan hệ dễ dàng hơn.

Xem trang của chúng tôi về Nói hiệu quả để biết thêm thông tin về cách giọng nói của bạn có thể được sử dụng để hỗ trợ giao tiếp.


Hành vi xây dựng báo cáo hữu ích

Có một số hành vi đặc biệt hữu ích trong việc xây dựng mối quan hệ. Bao gồm các:

  • Nếu bạn đang ngồi, hãy nghiêng người về phía người đang nói chuyện với hai tay mở rộng và tay chân không bắt chéo. Đây là ngôn ngữ cơ thể cởi mở và sẽ giúp bạn và người đối thoại cảm thấy thư giãn hơn.
  • Nhìn vào người kia trong khoảng 60% thời gian. Giao tiếp bằng mắt nhiều nhưng cẩn thận để không làm họ cảm thấy khó chịu.
  • Khi lắng nghe, hãy gật đầu và tạo ra những âm thanh và cử chỉ khích lệ.
  • Nụ cười!
  • Sử dụng tên của người khác trong cuộc trò chuyện. Điều này không chỉ được xem là lịch sự mà còn củng cố tên tuổi trong tâm trí bạn để bạn ít có khả năng quên nó hơn!
  • Cố gắng hỏi người kia những câu hỏi mở (loại câu hỏi đòi hỏi nhiều hơn câu trả lời có hoặc không). Những câu hỏi này thoải mái hơn để trả lời, vì bạn không được đưa ra ý kiến ​​rõ ràng (xem các trang của chúng tôi: Đặt câu hỏi và các loại câu hỏi)
  • Tránh các chủ đề gây tranh cãi của cuộc trò chuyện. Việc bám vào thời tiết, người nói cuối cùng và sắp xếp việc đi lại sẽ dễ dàng hơn nhiều so với nguy cơ rơi vào tình trạng chính trị.
  • Sử dụng phản hồi để tóm tắt, phản ánh và làm rõ lại cho đối phương những gì bạn nghĩ họ đã nói. Điều này tạo cơ hội cho mọi hiểu lầm được khắc phục nhanh chóng.
  • Nói về những điều ám chỉ lại những gì người kia đã nói. Tìm mối liên hệ giữa các trải nghiệm chung.
  • Hãy cố gắng thể hiện sự đồng cảm và cho rằng bạn có thể hiểu được cảm giác của đối phương và có thể nhìn mọi thứ theo quan điểm của họ. (Xem: Đồng cảm là gì? Để biết thêm)
  • Khi đồng ý với người kia, hãy cởi mở nói như vậy và nói lý do tại sao.
  • Xây dựng dựa trên ý tưởng của người khác.
  • Không phán xét người kia. Hãy bỏ đi những định kiến ​​và định kiến ​​mà bạn có thể có về người đó.
  • Nếu bạn phải không đồng ý với người kia, hãy đưa ra lý do trước, sau đó nói rằng bạn không đồng ý.
  • Thừa nhận khi bạn không biết câu trả lời hoặc mắc lỗi. Trung thực luôn là chiến thuật tốt nhất và thừa nhận sai lầm sẽ giúp xây dựng lòng tin.
  • Hãy chân thật, với các hành vi bằng lời nói và hình ảnh phối hợp với nhau để tối đa hóa tác động của giao tiếp.
  • Đưa ra lời khen, tránh chỉ trích và lịch sự. (Xem: Làm thế nào để Lịch sự để biết thêm thông tin)

Một kỹ năng cần thiết

Phát triển mối quan hệ là một phần thiết yếu của mọi mối quan hệ. Nếu không có mối quan hệ bạn bè, về cơ bản bạn sẽ không có một mối quan hệ nào cả!

Do đó, có thể xây dựng mối quan hệ một cách có ý thức là vô cùng hữu ích cả về mặt cá nhân và nghề nghiệp. Là một kỹ năng, nó có nghĩa là bạn có thể xây dựng các mối quan hệ nhanh hơn và cải thiện giao tiếp nhanh hơn. Các mối quan hệ công việc của bạn sẽ hiệu quả hơn, và các mối quan hệ cá nhân của bạn cũng nhờ đó mà bền chặt hơn.

QC